Een Social Return Plan van Aanpak beschrijft hoe een organisatie Social Return binnen een opdracht organiseert, uitvoert, volgt en verantwoordt. In een aanbesteding kan dit plan onderdeel zijn van de kwalitatieve beoordeling: de opdrachtgever gebruikt het dan om inzicht te krijgen in de visie, organisatie en uitvoeringskracht van de inschrijver.
Er bestaan feitelijk twee plannen die vaak door elkaar worden gebruikt, maar niet hetzelfde zijn. Het plan bij inschrijving maakt onderdeel uit van de aanbieding en moet vooral aannemelijk maken dat de organisatie een werkbare aanpak heeft. Het uitvoeringsplan ontstaat pas na gunning, wanneer de opdracht, planning en personeelsbehoefte beter in beeld zijn, en vertaalt de toezeggingen naar concrete afspraken. Deze pagina behandelt beide, en verwijst door naar de onderliggende kennisartikelen voor specifieke deelvragen.
Plan bij inschrijving versus uitvoeringsplan na gunning
Het eerste plan draait om de aannemelijkheid en kwaliteit van de aanpak. Het tweede organiseert de daadwerkelijke uitvoering.
Positie van het plan in de aanbesteding
Of en hoe een Plan van Aanpak meetelt, verschilt per aanbesteding:
- Bij sommige aanbestedingen wordt het plan kwalitatief beoordeeld en telt het mee in de gunningsscore.
- Bij andere opdrachten is Social Return vooral een contractvoorwaarde en wordt het uitvoeringsplan pas na gunning opgesteld.
Welke situatie van toepassing is, staat in de leidraad en het beoordelingsmodel van de specifieke aanbesteding.
Waar beoordelaars doorgaans naar kijken
De precieze beoordeling verschilt per aanbesteding en staat in het beoordelingsmodel, maar in veel plannen komen dezelfde inhoudelijke thema’s terug:
Een plan is geen lijst met beloofde aantallen
Concrete aantallen kandidaten, uren of trajecten lijken aantrekkelijk omdat ze een plan meetbaar maken, maar tijdens de aanbesteding staan de personeelsplanning, beschikbaarheid van kandidaten en het werkvolume vaak nog niet vast. Vraagt de opdrachtgever expliciet om aantallen, dan moeten deze worden opgenomen; de kwaliteit zit dan in de onderbouwing (waarop is het aantal gebaseerd, welke afhankelijkheden bestaan, wat gebeurt er als de aanname niet uitkomt). Wordt er niet expliciet om aantallen gevraagd, dan zegt de gekozen aanpak, organisatorische inbedding en aantoonbaarheid vaak meer dan een los getal.
Veelgemaakte fouten
Een aantal patronen komt in de praktijk regelmatig terug:
- een standaardplan gebruiken dat niet is toegesneden op de specifieke uitvraag en het beoordelingsmodel;
- algemene ambities (inclusiviteit, maatschappelijke verantwoordelijkheid) presenteren als aanpak, zonder koppeling aan verantwoordelijkheden, acties en bewijs;
- eerst schrijven en pas daarna de aanbestedingsstukken analyseren, waardoor bepalingen worden gemist;
- samenwerkingspartners noemen zonder dat hun rol en beschikbaarheid zijn vastgelegd;
- monitoring en bewijsvoering pas na gunning bedenken in plaats van al in het plan mee te nemen;
- geen ruimte voor bijsturing opnemen, terwijl geen enkele uitvoering volledig volgens plan verloopt.
Bij het beoordelen van een Plan van Aanpak wordt niet alleen gekeken naar de paragraaf met het kopje Social Return. Relevante voorwaarden staan vaak verspreid over de leidraad, de conceptovereenkomst, bijlagen, het beoordelingsmodel en de Nota van Inlichtingen. Een plan dat op zichzelf overtuigend leest, kan op een later moment tegen contractuele bepalingen aanlopen die elders in de stukken staan. Zo kwam ik bij de beoordeling eens een Social Return plan tegen waarin werd aangegeven dat er werd ingekocht bij PSO30+ gecertificeerde ondernemingen. De opdrachtgever hanteerde echter een eigen lijst met door de regio erkende sociale ondernemingen. Hiermee werd met de goede maatregel (inkopen bij PSO30+ gecertificeerde organisaties) toch de plank misgeslagen wat deze inschrijver punten heeft gekost in de beoordeling.
Veelgestelde vragen
Geldt de Social Return-eis in elke aanbesteding op dezelfde manier?
Nee. Of Social Return een minimumeis, contractvoorwaarde of gunningscriterium is, verschilt per aanbesteding en staat in de leidraad en het beoordelingsmodel. Zie de pillar [Social Return in aanbestedingen] voor de algemene werking hiervan.
Waar vind ik hulp bij het schrijven of beoordelen van een Plan van Aanpak?
SROI Specialist biedt tenderondersteuning bij de analyse van aanbestedingsstukken, het ontwikkelen van de inhoudelijke aanpak en het schrijven of reviewen van het plan zelf.