Er bestaat geen vaste begin- of einddatum voor een Social Return verplichting. De verplichting ontstaat bij het sluiten van de overeenkomst, maar de periode waarin invulling mag meetellen en de periode waarin die invulling daadwerkelijk moet zijn gerealiseerd, lopen daar vaak niet mee gelijk. Sommige opdrachtgevers laten invulling van vóór de gunning meetellen, andere accepteren ook invulling die tot na het einde van het contract wordt gerealiseerd. De verplichting eindigt formeel pas op het moment dat de opdrachtgever de verantwoording heeft goedgekeurd, niet automatisch met het bereiken van de einddatum van het contract.
- Social Return kent drie afzonderlijke periodes: de contractperiode, een uitvoeringsperiode en een verantwoordingsperiode.
- De verplichting ontstaat doorgaans bij ingang van het contract, niet bij de definitieve gunning en niet bij de start van de feitelijke werkzaamheden.
- Opdrachtgevers verschillen sterk in wat ze laten meetellen: sommige accepteren alleen activiteiten tijdens de looptijd, andere ook eerder gerealiseerde plaatsingen of een PSO-certificaat.
- Een plaatsing vlak vóór het einde van het contract kan bij veel opdrachtgevers voor de volledige waarde meetellen, ook als de daadwerkelijke uitvoering doorloopt na het contract.
- De verplichting is pas afgerond wanneer de opdrachtgever de eindverantwoording heeft geaccepteerd, niet wanneer het contract afloopt.
- Uitgaan van aannames over start- en einddatum is een reden voor discussie bij Social Return.
- 1. Wat betekent de start- en einddatum van een Social Return verplichting?
- 2. Waarom is dit onderscheid belangrijk binnen Social Return?
- 3. Hoe werkt dit in de praktijk?
- 4. Praktijkvoorbeeld
- 5. Veelgemaakte fouten
- 6. Wanneer is deze kennis relevant?
- 7. Wat betekent dit voor opdrachtgevers?
- 8. Wat betekent dit voor opdrachtnemers?
- 9. Veelgestelde vragen
- 10. Samenvatting
Wat betekent de start- en einddatum van een Social Return verplichting?
Met “start- en einddatum” wordt in de praktijk niet één moment bedoeld, maar een reeks van momenten die samen bepalen binnen welke grenzen een opdrachtnemer aan de Social Return verplichting kan en moet voldoen. Vier momenten zijn daarbij te onderscheiden.
Deze vier momenten vallen bij veel aanbestedingen niet samen. Dat verschil is een reden voor verwarring en discussie.
Waarom is dit onderscheid belangrijk binnen Social Return?
Het onderscheid tussen deze vier momenten bepaalt direct hoeveel ruimte een opdrachtnemer heeft om aan de verplichting te voldoen en hoeveel risico er bestaat op een tekortkoming.
Wie ervan uitgaat dat de contractperiode leidend is voor alles, loopt het risico waardevolle invulling mis te lopen. Denk aan een bestaand dienstverband dat mogelijk gedeeltelijk meetelt, of aan invulling die net na het einde van het contract wordt gerealiseerd maar door de opdrachtgever toch wordt geaccepteerd.
Voor opdrachtgevers is het onderscheid net zo relevant. Onduidelijke afspraken over start- en einddatum leiden tot discussie bij de eindafrekening, tot ongelijke behandeling tussen opdrachtnemers en tot verantwoording die niet aansluit bij de daadwerkelijke maatschappelijke impact die is beoogd.
Uitgaan van de contractperiode als enig kader is de meest voorkomende aanname. Het kost opdrachtnemers zowel invulling die wél had meegeteld, als tijd die niet meer terug te halen is.
n
Hoe werkt dit in de praktijk?
In de praktijk verschilt de invulling van start- en einddatum sterk per opdrachtgever, per aanbesteding en soms zelfs per contractmanager. Een aantal terugkerende patronen:
Contractsluiting als startpunt
De meeste opdrachtgevers hanteren de datum van contractsluiting als startpunt van de verplichting, ongeacht wanneer de feitelijke werkzaamheden beginnen.
Vroege invulling
Een deel van de opdrachtgevers staat toe dat activiteiten uit de inschrijvingsfase, of zelfs van vóór de aanbesteding, meetellen. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een PSO-certificaat overlegd mag worden in het kader van een Social Return vrijstelling.
Late invulling
Andere opdrachtgevers accepteren dat een plaatsing die kort voor het einde van het contract start, voor de volledige contractwaarde meetelt, ook als de plaatsing feitelijk doorloopt na het einde van de overeenkomst.
Verantwoording als sluitstuk
Vrijwel alle opdrachtgevers hanteren als praktisch einde van de verplichting het moment waarop de eindverantwoording is ingediend én goedgekeurd, niet het moment waarop het contract afloopt.
Omdat deze afspraken zelden letterlijk in de aanbestedingsleidraad staan uitgeschreven, is het gebruikelijk dat opdrachtnemers dit navragen bij de Social Return coördinator van de opdrachtgever, bij voorkeur ruim vóór de start van het contract.
Wie twijfelt over de eigen situatie, kan de contractvoorwaarden laten toetsen door een Social Return specialist voordat de uitvoering start. SROI Specialist BV analyseert aanbestedingsdocumenten en contractvoorwaarden op dit soort periodevraagstukken en adviseert opdrachtnemers over de meest gunstige invulling binnen de geldende spelregels.
n
Wie deze drie periodes goed uit elkaar houdt, voorkomt het overgrote deel van de discussies die in de praktijk rond Social Return ontstaan.
Praktijkvoorbeeld
Een organisatie wint een aanbesteding voor facilitaire dienstverlening met een contractduur van drie jaar en een Social Return verplichting van 5 procent van de loonsom. Twee maanden voor het einde van het contract neemt de organisatie een kandidaat in dienst voor onbepaalde tijd.
n
De opdrachtnemer gaat er aanvankelijk van uit dat dit dienstverband slechts voor twee maanden meetelt, omdat het contract dan afloopt. Bij navraag blijkt echter dat deze opdrachtgever de volledige jaarwaarde van het dienstverband laat meetellen, mits de aanstelling vóór het einde van de contractperiode is ingegaan en voor minimaal een jaar is bedoeld.
Hierdoor haalt de opdrachtnemer alsnog de volledige verplichting, terwijl het grootste deel van de maatschappelijke impact feitelijk na afloop van het contract ontstaat. Zonder deze navraag was de organisatie waarschijnlijk onterecht uitgegaan van een tekortkoming.
Veelgemaakte fouten
Wanneer is deze kennis relevant?
Deze kennis is vooral relevant in de volgende situaties:
- Bij de start van een nieuw contract met een Social Return verplichting, om vooraf helderheid te krijgen over de geldende periode.
- Wanneer een kandidaat kort vóór het einde van een contract in dienst treedt en onduidelijk is of dit nog volledig meetelt.
- Bij het beoordelen van een PSO-certificaat als (gedeeltelijke) invulling van de verplichting.
- Bij een dreigende tekortkoming, om te beoordelen of er nog ruimte is om binnen de geldende periode alsnog te voldoen.
- Bij het opstellen of beoordelen van een aanbestedingsdocument, om vooraf heldere afspraken over start- en einddatum vast te leggen.
Wat betekent dit voor opdrachtgevers?
Voor opdrachtgevers ligt de belangrijkste opgave in het vooraf helder vastleggen van de drie periodes: wanneer de verplichting ontstaat, binnen welke periode invulling mag worden gerealiseerd en wanneer de verantwoording moet zijn ingediend.
Onduidelijke of ontbrekende afspraken hierover leiden in de praktijk tot ongelijke behandeling tussen opdrachtnemers, tot discussies bij de eindafrekening en tot een verantwoording die niet goed aansluit bij de daadwerkelijk gerealiseerde maatschappelijke impact.
Opdrachtgevers doen er daarom goed aan om in de aanbestedingsleidraad of het uitvoeringsdocument expliciet te benoemen: vanaf welk moment invulling meetelt, hoe wordt omgegaan met plaatsingen rond het einde van het contract, en welke rol een PSO-certificaat speelt binnen de verplichting.
SROI Specialist BV ondersteunt opdrachtgevers bij het opstellen van heldere uitvoeringsregels rond Social Return, zodat periodevraagstukken vooraf zijn afgedekt in plaats van pas bij de eindafrekening aan het licht te komen.
n
Wat betekent dit voor opdrachtnemers?
Voor opdrachtnemers is het belangrijkste advies om nooit uit te gaan van aannames, maar bij aanvang van het contract actief te verifiëren welke regels de opdrachtgever hanteert voor start, invulling en einde van de verplichting.
Concreet betekent dit: navragen of invulling van vóór de gunning meetelt, navragen hoe wordt omgegaan met plaatsingen rond het einde van de contractperiode, en navragen wanneer en hoe de eindverantwoording moet worden ingediend.
Deze informatie vroeg in het traject boven tafel krijgen, voorkomt dat pas bij de eindafrekening blijkt dat bepaalde invulling niet meetelt of dat er onvoldoende tijd resteert om nog aan de verplichting te voldoen.
SROI Specialist BV adviseert opdrachtnemers bij het opstellen van een uitvoeringsplan voor Social Return, inclusief het in kaart brengen van de specifieke periodeafspraken die voor het betreffende contract gelden.
n
Veelgestelde vragen
Wanneer begint een Social Return verplichting precies?
De verplichting ontstaat meestal op het moment dat de overeenkomst wordt gesloten en de Social Return eis onderdeel wordt van het contract. Dit is niet altijd hetzelfde moment als de definitieve gunning of de start van de feitelijke werkzaamheden.
Telt invulling van vóór de gunning mee voor Social Return?
Dit verschilt per opdrachtgever. Sommige opdrachtgevers accepteren uitsluitend activiteiten binnen de contractperiode. Andere opdrachtgevers laten eerder gerealiseerde plaatsingen, bestaande dienstverbanden of structurele inzet via een PSO-certificaat geheel of gedeeltelijk meetellen.
Moet Social Return uiterlijk op de laatste contractdag zijn afgerond?
Niet per definitie. Bij veel opdrachtgevers telt een dienstverband dat kort voor het einde van het contract start voor de volledige waarde mee, ook als de uitvoering feitelijk doorloopt na afloop van het contract.
Wanneer eindigt de Social Return verplichting formeel?
De verplichting eindigt niet automatisch bij het aflopen van het contract. In de praktijk is de opdrachtnemer pas klaar wanneer de opdrachtgever de eindverantwoording heeft beoordeeld en formeel heeft geaccepteerd.
Kan een PSO-certificaat de Social Return verplichting vervangen?
Bij sommige aanbestedingen kan een PSO-certificaat leiden tot een gehele of gedeeltelijke vrijstelling van de uitvoeringsverplichting. Dit is geen algemene regel en moet per aanbesteding worden gecontroleerd.
Samenvatting
Een Social Return verplichting kent geen vaste begin- en einddatum. In plaats daarvan zijn er drie periodes te onderscheiden: de juridische periode waarin de verplichting ontstaat, de uitvoeringsperiode waarin invulling mag worden gerealiseerd, en de verantwoordingsperiode waarin de opdrachtgever beoordeelt of aan de verplichting is voldaan. Voor opdrachtnemers is het cruciaal om bij de start van elk contract te verifiëren welke specifieke regels de opdrachtgever hanteert.