Wat is SROI-verantwoording?
Als je als opdrachtnemer een Social Return verplichting bent aangegaan, ben je ook verplicht om aan te tonen dat je die verplichting nakomt. Dat is SROI-verantwoording: het periodiek inzichtelijk maken van wat je hebt gerealiseerd en hoe dat zich verhoudt tot wat er in het contract is afgesproken.
Ook voor opdrachtgevers is verantwoording een belangrijk onderdeel van het proces. Wie Social Return uitvraagt, wil weten of de doelstellingen daadwerkelijk worden behaald en of bijsturing nodig is.
Wat leg je verantwoording over?
De verantwoording is gebaseerd op de afspraken die bij aanvang van de opdracht zijn gemaakt. Denk aan:
- Wie er is ingezet uit de doelgroep en hoeveel uren
- Welke alternatieve invulling is toegepast, zoals sociaal inkopen
- Of de gerealiseerde inspanningswaarde overeenkomt met de verplichting uit het contract
Een aandachtspunt in de praktijk: beloftes die in een offertetekst zijn gedaan, zijn niet altijd eenvoudig te vertalen naar meetbare aspecten in een periodieke rapportage. Het is daarom verstandig om al bij inschrijving na te denken over hoe je gaat aantonen wat je belooft. Wat je niet kunt meten, kun je ook niet verantwoorden.
Welke bewijsstukken heb je nodig?
Welke documenten je moet aanleveren, bepaalt de opdrachtgever. Dit wordt helaas niet altijd duidelijk gecommuniceerd in de uitvraag. Gangbare bewijsstukken zijn een arbeidsovereenkomst, een doelgroepverklaring, een loonstrook of facturen bij sociaal inkopen.
Stel hier actief vragen over, bij voorkeur al voor of bij aanvang van de opdracht. Zorg dat duidelijk is welke stukken nodig zijn, waarom, en welke informatie daaruit wordt gebruikt. Zo kun je privacy-gevoelige informatie aflakken die niet relevant is. Vraag ook naar de juridische grondslag voor het delen van persoonsgegevens en verwerk dit in je eigen overzicht van verwerkingen. Meer over AVG en Social Return vind je in Wat is SROI-verantwoording en privacy?.
Hoe vaak rapporteer je?
De rapportagefrequentie verschilt per opdrachtgever en soms per contract. Kwartaalrapportages liggen voor de hand omdat ze aansluiten bij de reguliere bedrijfscyclus, maar halfjaarlijkse of jaarlijkse rapportages komen ook voor. Check altijd wat er in de aanbestedingsdocumenten of het contract staat over de rapportageverplichting.
Welke tools worden gebruikt?
In de praktijk zijn er verschillende manieren waarop verantwoording wordt afgelegd.
WIZZR is een commercieel platform dat door veel gemeenten en opdrachtgevers wordt ingezet voor de monitoring van Social Return. Opdrachtnemers krijgen na gunning toegang tot het systeem en registreren daar hun realisatie, inclusief bewijsstukken. WIZZR wordt breed gebruikt in Nederland en is zelf PSO30+ gecertificeerd.
De Social Return Monitor is een regionaal systeem dat is ontwikkeld door de coördinatiepunten Social Return in Noord-Nederland, met name de arbeidsmarktregio’s Drenthe, Friesland en Groningen. Dit systeem is in publieke handen en dient als gezamenlijke digitale omgeving voor opdrachtgevers en opdrachtnemers in die regio’s.
Daarnaast werken sommige opdrachtgevers met een eigen Excel-format of een op maat gemaakt systeem. Welk systeem wordt gebruikt, is bepaald door de opdrachtgever. Als opdrachtnemer pas je je aan aan het format dat wordt uitgevraagd.
Wat gaat er mis in de praktijk?
De meest voorkomende valkuil is de kloof tussen wat er in de offerte is beloofd en wat er in de rapportage aantoonbaar is. Een aanbieding met ambitieuze Social Return plannen klinkt goed bij inschrijving, maar als die plannen niet concreet genoeg zijn uitgewerkt, is het achteraf lastig om aan te tonen dat je eraan hebt voldaan.
Een tweede valkuil is dat sommige opdrachtgevers pas aan het einde van het contract, of zelfs pas bij de jaarlijkse evaluatie, nagaan of de verplichting is behaald. De opdrachtnemer hoort tussentijds niets en gaat ervan uit dat alles in orde is, totdat er aan het einde van de rit een tekort blijkt dat niet meer is in te halen. Dit is een gedeelde verantwoordelijkheid: als opdrachtnemer doe je er verstandig aan om niet te wachten op een signaal van de opdrachtgever, maar zelf de voortgang actief bij te houden en periodiek te rapporteren, ook als dat niet expliciet wordt gevraagd.
Wat als je de verplichting dreigt niet te halen?
Signaleer je dat je achterloopt op je verplichting, neem dan zo vroeg mogelijk contact op met de opdrachtgever of de SROI-coördinator. Bespreek of alternatieve invulling mogelijk is, of dat er ruimte is voor maatwerk. Wachten tot het einde van de opdracht maakt bijsturen vrijwel onmogelijk.
Heb je geen overzicht meer en zie je door de bomen het bos niet? SROI Specialist brengt alles in kaart en werkt samen met jou aan grip op je Social Return. Meer hierover lees je in Grip op Social Return.
Grip houden op je verantwoording
SROI Specialist heeft een rapportageaanpak ontwikkeld waarmee je elk kwartaal precies inzichtelijk hebt waar je staat en wat er nog gerealiseerd moet worden. Zo voorkom je verrassingen aan het einde van de opdracht en stuur je tijdig bij waar nodig.
Wil je weten hoe jouw verantwoording er nu voor staat? Vraag naar de Quickscan, de 0-meting of de SROI Desk® en we helpen je de juiste structuur op te zetten.
